Organiser un événement d’entreprise : la checklist

 

Tous les événements d’entreprise ne sont pas identiques. Mais organiser un séminaire d’entreprise, un team-building ou un comité d’entreprise comprend une liste d’étapes communes à remplir pour que votre événement d’entreprise soit parfait. Pour qu’il le soit, utilisez notre checklist pour organiser votre événement d’entreprise.

Durant l’organisation, nous vous conseillons d’utiliser une app d’organisation d’événements professionnels pour alléger la logistique et vous faire gagner du temps sur votre checklist.

organiser evenement entreprise checklist

La checklist pour organiser un événement d’entreprise

 

Fixez les objectifs de votre événement d’entreprise

 

Définir les objectifs de votre événement vous permettra de savoir sur quel type d’événement d’entreprise partir.

  • Si vous cherchez à créer des liens entre vos collaborateurs, alors il faut organiser un événement d’entreprise de type « team building » : voici nos meilleures idées team-building. Faire du brainstorming ou des ateliers de coaching par exemple, fonctionne à merveille.
  • S’il s’agit de faire le point sur l’équipe commercialeun séminaire de travail semble mieux approprié. Voici comment créer un séminaire d’entreprise original. Celui-ci semble mieux convenir pour un rendez-vous entre vos commerciaux. Premièrement, pour comparer les chiffres de ventes. Ensuite pour les informer sur les nouvelles stratégies du groupe ou les nouvelles offres.
  • Enfin, pour vos salariés vous pouvez organiser un voyage via le comité d’entreprise. Cela ajoutera une dimension de dépaysement et d’originalité qui peut aussi faire office de récompense pour vos collaborateurs.

Evidemment, ces différents objectifs peuvent être mêlés entre eux. Par exemple, vous pouvez organiser un séminaire d’entreprise, en ajoutant des moments consacrés au team-building. L’important est de bien identifier les objectifs de votre événement d’entreprise et les activités et contenus correspondants.

 

Définissez le budget de l’événement d’entreprise

 

Après avoir déterminé le type d’événement à organiser, identifiez les différents postes de dépense de cette checklist :

  • Nombre de personnes
  • Moyen de transport ou nombre de titres de transport
  • Le lieu
  • Les intervenants
  • Les activités
  • Traiteurs
  • Hébergement

Finalement, nous vous conseillons de prévoir une marge pour les dépenses imprévues ! Prévoyez en moyenne 15 % du budget global pour l’organisation de votre événement d’entreprise afin d’être tranquille.

Choisissez les dates, le lieu et la durée de l’événement d’entreprise

 

Tout d’abord, il faut être vigilant sur la date. Pensez à vérifier la disponibilité des différents lieux. Mais pensez aussi à vérifier les dates clés.

Il ne faut pas tomber pendant les vacances scolaires ou pendant une période chargée de votre activité, voire même pendant une période de votes électoraux. Par ailleurs, vous pouvez laisser l’opportunité à vos salariés de rallonger leur séjour sur place de quelques jours pour rendre visite à des clients locaux ou à leurs familles. Regardez comment réserver l’hôtel en séminaire d’entreprise pour négocier au mieux les prix et repartir les chambres entre les collaborateurs.

 

Communiquez les différents éléments à vos employés

 

Ensuite, il est préférable de communiquer  à vos employés certains éléments important sur l’organisation de votre événement d’entreprise. Notamment pour les faire participer au choix du lieu, de la région ou du pays. Vous pouvez aussi recueillir certaines informations comme leur date d’arrivée si vous n’arrivez pas tous en même temps. Et même leurs allergies ou préférences alimentaires.

Pensez aussi à faire un planning d’activité détaillé de votre séminaire avec les horaires pour ne pas perdre vos employés et éviter les différents retards.

A la fin de votre événement d’entreprise, vous pourrez aussi récupérer les avis pour améliorer la logistique des prochains événements.

 

Comment simplifier l’organisation de votre événement d’entreprise ?

 

Pour alléger la logistique de votre événement, le moyen le plus efficace sera l’utilisation d’une appli d’organisation d’événements professionnels. Pourquoi ? Parce qu’elle vous permettra de :

  • Communiquer toutes les informations pratiques à vos salariés.
  • Faire participer vos salariés grâce à une messagerie ou via des sondages pour définir le lieu de l’événement, les activités…
  • Savoir qui participe.
  • Créer un tableau avec les arrivées et départs de chacun.
  • Récupérer les allergies alimentaires que vous pourrez partager avec le traiteur.
  • Poser n’importe quelle question, faire un questionnaire de satisfaction et relancer les personnes n’ayant pas répondu.
  • Faire le planning d’activités détaillé.
  • Dispatcher les chambres et les transports entre les employés.
  • Partager les photos de l’événement

 

En ayant toutes les informations à portée de main, vos collaborateurs seront plus autonomes et commenceront à créer des liens dès les préparatifs.

Vous l’avez compris. L’organisation d’un événement d’entreprise nécessite un peu de préparation et beaucoup de temps pour en faire un événement réussi.

C’est aussi un bon moyen de créer des liens entre vos différents collaborateurs avant, pendant et après l’événement.