Organiser son team building en 6 étapes

Quel point commun y-a-t ’il entre une équipe de rugby, un groupe de travail et une bande d’amis ?

Certes, le but commun de ces équipes ne se ressemble pas : entre gagner un match, augmenter les profits ou passer simplement un bon moment, les préoccupations de ses membres semblent quelque peu différer. Pourtant, un point commun les rassemble. Ce point commun, c’est la cohésion. Lorsque la notion d’équipe rencontre la notion de cohésion, alors commence le rôle même de l’esprit d’équipe.

Cependant, une équipe se construit, s’entretient et se cultive. Il faut y passer du temps afin que le but commun de votre équipe soit perçu comme une motivation. Ainsi, l’implication naturelle de votre équipe sera décuplée.

Si je vous disais que les activités de cohésion de groupe et de team- building augmentaient de 30% l’efficacité des entreprises, passeriez-vous plus de temps à organiser ce type d’événement ?

A travers ce livre blanc, vous allez découvrir comment orienter votre équipe pour aller ensemble, vers votre but commun.
Le team-building, séminaire ou incentive sont entre autres, un moyen de développer cette cohésion d’équipe.

Cette problématique est cruciale de nos jours, tant le management transversal et collaboratif prend une place déterminante en entreprise !

Découvrons ensemble quelle est la démarche à adopter pour faire de votre événement, une réussite !

Qu’est-ce qu’un team-building ?

Par team-building, il faut comprendre, cohésion et dynamique au sein d’un groupe. Ce terme vient de l’anglais mais a peu à peu fait sa place au sein de l’entreprise. Travailler en groupe n’est pas inné, cela demande un peu d’huile de coude !

Organiser un team-building pour améliorer la synergie de ses équipes ou bien pour intégrer de nouveaux arrivants, c’est à vous d’en décider. Les objectifs peuvent différer mais le but final sera toujours le même : donner à chacun l’occasion d’exprimer au mieux ses capacités.
Apparue dans les années 80, cette méthode devient incontournable dans la plupart des organisations.

Mais alors pourquoi tant d’entreprises cherchent à améliorer la cohésion de leurs équipes mais échouent la plupart du temps ?
Car la fixation de leurs objectifs n’est pas en accord avec la motivation de leurs collaborateurs.
En 1990, Locke et Latham, chercheurs et psychologues dans le domaine des organisations ont développé une théorie mettant en évidence les liens existants entre les objectifs et la motivation des collaborateurs.

Leurs travaux prouvent que lorsque l’on fixe un objectif clair à un individu, sa motivation augmente. Par exemple, dire à son employé « Je veux qu’à la fin du trimestre, tu augmentes ton CA de 25% » est plus motivant que « Je veux que qu’à la fin du trimestre tu obtiennes de meilleurs chiffres. »

Locke et Latham ont donc développé la méthode 4C F à appliquer afin de fixer des objectifs efficaces :

1- Clarity:définissezdes objectifs SMART, c’est l’assurance que vos collaborateurs travaillent de la bonne manière avec des informations claires.

2- Complexity : vos objectifs doivent être simples à comprendre, aller droit à l’essentiel vous permettra de ne pas diluer vos efforts.

3- Challenge : certes vos objectifs doivent être assez hauts pour impliquer et motiver vos collaborateurs, mais ils doivent tout de même être atteignable ! Prévoyez une récompense afin d’obtenir un engagement sans failles.

4- Commitment : impliquez vos collaborateurs, sans quoi, vos objectifs ne seront pas atteints. Cherchez avec vos collaborateurs un accord commun qui scellera les bases.

5- Feedback : tout au long de votre projet, multipliez les retours communs, les réunions débriefing afin de prendre la température, orienter vos équipes et écouter leurs retours.

Une fois ces objectifs en tête, vous êtes fin prêt à organiser votre team- building. Le gain apporté par celui-ci en sera tout autant bénéfique ! En appliquant cette méthode, vous arriverez donc à :

Faciliter l’échange d’information
Favoriser l’entraide, la solidarité et l’esprit d’équipe
Mettre en valeur le but commun de vos équipes
Créer un climat de confiance qui renforce la motivation individuelle et collective

Les 6 étapes pour faire de votre team-building une réussite

1. Analysez vos besoins

Selon vos besoins, vos objectifs vont différer. Prenez le temps de les identifier et de déterminer pour quels besoins vous allez agir en priorité.
En voici quelques-uns :

J’ai besoin que mes équipes soient motivées et performante
Je souhaite fluidifier la communication et le partage d’informations avec mes collaborateurs
Je souhaite fédérer mes équipes grâce à une culture d’entreprise impactante
Je souhaite instaurer les bonnes méthodes et les bons outils pour mes collaborateurs

Un enjeu vous a fait tilt ? Alors c’est parti. Pourquoi ne pas commencer par un brainstorming ? Avant toute chose, rappelez-vous qu’un brainstorming est efficace seulement et seulement si vous en respectez les règles CQFD, énoncées dans l’ouvrage « La cohésion des équipes » de Pierre Cauvin.

C : Critique interdite
Q : Quantité et non qualité, le tri se fera ensuite
F : Farfelu bienvenu accepter toutes idées même saugrenues

D : Démultiplication ; une idée en amène à une autre

2. Déterminez vos objectifs

Avant toute chose, gardez en tête qu’il y a 2 types d’objectifs :

Des objectifs liés à la tâche à accomplir
Des objectifs liés à la vie du groupe

D’un côté, il s’agit d’objectifs quantifiables, de l’autre il s’agit d’objectifs liés aux relations interpersonnelles. Cependant, la frontière reste mince entre ces objectifs et n’est généralement pas très explicite.

Voici une liste non-exhaustive d’objectifs pour vos prochains événements :

Fidéliser vos équipes
Favoriser l’esprit d’équipe
Optimiser le travail en équipe
Améliorer la communication en interne
Entretenir le bien-être au travail
Gérer le stress en entreprise
Améliorer la motivation de vos salariés
Encourager le dépassement de ses limites
Permettre à chacun d’exprimer ses compétences
Favoriser les échanges informels pour encourager à mieux se connaître

Une fois définis, pensez à bien préciser ces objectifs auprès de vos collaborateurs. Vérifiez la cohérence de vos objectifs puis prenez la température auprès de vos collègues. En fonction de votre style de leadership, vous pouvez fixer vos objectifs conjointement avec vos équipes. Le but est de faire passer un message clair, précis et partagé afin de favoriser la cohésion.

Enfin, pour fixer parfaitement vos objectifs, nous vous conseillons d’adopter la méthode OGRRE, énoncée par Pierre Cauvin dans son ouvrage « La cohésion des équipes ».

O : Objectif, ce que l’on cherche à atteindre, le but qu’on se fixe. Il doit être précis, positif et possible
G : Gain, ce que l’on retire de l’obtention du résultat, le résultat attendu
R : Risque, ce que l’on peut perdre en atteignant l’objectif

R : Ressources, ce dont on va avoir besoin pour atteindre ses objectifs
E : Étapes, c’est-à-dire l’ordre dans lequel on va organiser son événement

3. Préparez votre budget

Il est important de déterminer un budget à l’avance afin de ne pas faire exploser le coût de l’événement par des dépenses non prévues. Une fois que vos objectifs sont définis, c’est l’étape à ne pas manquer. Vous pourrez ainsi faire la liste des activités gratuites ou bien qui nécessitent un investissement.

Voici une liste pour vous aider à cerner toutes les dépenses possibles :

Activités
Hébergement
Restauration
Soirée
Journée d’étude
Transport jusqu’au lieu
Déplacements sur place
Assurance
Plan B
Agence de voyages
Frais annexes (goodies, cadeaux…)

4. Choisissez les participants

Selon le nombre de participants, l’organisation de votre team-building sera sensiblement différente. En fonction de l’objectif de l’événement, il serait intéressant de former des groupes selon le secteur d’activité de chacun, le secteur géographique ou bien la personnalité de chacun.

De plus, former des groupes homogènes ou hétérogènes va vous permettre de favoriser l’expression d’opinion de chacun de vos collaborateurs, ou au contraire, de mettre en valeur les différences au sein d’un groupe.

Prévoyez des groupes différents pour chaque activité afin d’éviter qu’une routine ne s’installe. Nommer un médiateur au sein de chaque groupe est également un bon moyen de favoriser l’échange entre chacun des groupes. Alterner ce rôle évitera de monopoliser la parole par les participants les plus à l’aise.

Enfin, n’hésitez pas à rappeler de temps à autre pourquoi vos collaborateurs se trouvent ici. Donnez-leur la motivation nécessaire à travers des objectifs de travail clairs et précis.
Incitez-les à collaborer avec les idées des autres et à transmettre ces précieuses informations. La prise de note sur post-it ou paperboard peut être intéressante pour émettre plus facilement des suggestions sur les idées de ses collègues.

5. Établissez un programme précis

Selon vos objectifs et les valeurs de votre entreprise, vous pourrez déterminer les différents types d’activités que vous souhaitez organiser. Le nombre de participants et leurs profils sont à prendre en compte dans l’élaboration de votre programme :

Quel est l’âge moyen du groupe ?
Quel est le ratio Homme / Femme ?
Des femmes enceintes ou personnes à mobilité réduites seront-elles présente ?

Une fois les réponses apportées à ces questions, vous pouvez vous orienter vers plusieurs types de team-building.

Plutôt créatif ? Sportif ? Challengeant ? Insolite ? Pédagogique ? Culturel ? Culinaire ? A vous d’en décider !

Mais pour démarrer comme il se doit votre team-building, prenez le temps de donner la parole à tous les participants afin qu’ils se présentent et qu’ils émettent leur avis sur leurs attentes vis-à-vis de l’événement.

Même si un programme clair et mis à la disposition de vos collaborateurs est indispensable, notez que ce dernier peut évoluer au cours du temps en fonction de la dynamique du groupe. Le programme est une base mais des changements peuvent apparaître. Prévoyez une marge de manœuvre et soyez flexibles.

L’utilisation d’une application de gestion événementielle comme Bunch’m peut vous permettre de modifier à tout instant le planning, les heures et les personnes conviées en temps réel.

Si vous prévoyez des débriefings à chaque fin d’activité, il est important de varier la forme de ces réunions. Ne conviez pas des participants « inutiles » qui seraient présents juste parce qu’ils n’ont rien d’autre à faire.
Privilégiez des réunions en sous-groupe, et le cas échéant, des réunions générales qui traitent d’un problème commun au groupe ! Entre les activités, prévoyez des temps de détente, des temps de cohésion afin de garder un rythme. Gardez en tête que ce n’est pas le temps de travail qui influe le plus sur la réussite de votre événement, mais sa qualité et son intensité !

6. Faites le bilan

« Se réunir est un début, rester ensemble est un progrès, travailler ensemble est la réussite » Henry Ford

Dès lors que votre événement prend fin, prenez soin de récolter des feedbacks de la part de vos équipes. Pour cela, nous vous conseillons de procéder en 2 temps.

Un premier temps où chacun de vos collaborateurs peut exprimer son avis personnel, son ressenti. Vérifiez auprès des participants si, selon eux, les objectifs ont été remplis ou s’ils sont en bonne voie pour l’être. Afin de mesurer ces objectifs, vous pouvez demander aux participants de répondre aux questions suivantes : Quels ont été les éléments les plus utiles / les moins utiles lors de ce team-building ? Quelles leçons en tirez-vous ? Quels sont les points que vous auriez souhaité aborder plus longuement ? Laisser un temps individuel à chaque participant pour s’exprimer est bénéfique pour lui, comme pour vous.

Un deuxième temps, quelques jours après, où vous faites un débriefing général auprès de tous les participants afin de tirer les leçons de votre team-building. Vos collaborateurs vous en seront encore plus reconnaissant car ils vous verront impliqué jusqu’au bout. Des goodies ou cadeaux d’équipes sont un bon moyen pour clôturer votre événement.

3. Les outils collaboratifs dédiés à vos équipes

Pour travailler efficacement en groupe, en présentiel ou à distance, de nombreux outils collaboratifs voient le jour. Le but ? Favoriser l’échange et la cohésion d’équipe grâce à des outils conçus pour manager en réseau.

TRELLO : L’indispensable outil de gestion de projet en ligne. Trello permet d’organiser ses projets sous forme de planches, regroupant des cartes correspondantes chacune à des tâches à effectuer. L’avis de l’équipe : « Trello me permet de voir l’avancée des différents projets de l’équipe en temps réel, c’est un vrai gain de temps. »

MIRO : Fini les paperboard ou Power-Point, place aux tableaux collaboratifs en ligne ! Miro c’est l’outil parfait pour engager vos équipes lors d’un brainstorming. L’avis de l’équipe : « Quand le télétravail devient la norme, il est important de conserver la cohésion existante. Miro nous a simplifié la tâche pour la réalisation de brainstorming collaboratif à distance ! »

BUNCH’M : Une application ludique et hyper simple d’utilisation pour organiser facilement votre team-building. L’avis de l’équipe : « Nous avons organisé notre 1er team-building avec Bunch’m, on s’est senti vraiment impliqué dans l’organisation, notre avis comptait et on connaissait le planning en détail. C’était vraiment réussi. »

TEAMS : Une plateforme collaborative qui facilite le télétravail, la visioconférence et la messagerie instantanée. L’avis de l’équipe : « Au revoir les réunions Skype, bonjour les réunions Teams ! Simple, ergonomique et ludique, Teams c’est la facilité d’échange avec tous mes collègues. »

SLACK : C’est un outil collaboratif doté d’une messagerie qui favorise la cohésion et le travail d’équipe. L’avis de l’équipe : « Slack a amélioré ma productivité en équipe, c’est ludique et ça m’encourage à donner le meilleur de moi-même, surtout en télétravail. »

DOODLE : Idéal pour planifier des réunions et trouver le meilleur horaire avec ses clients ou entre collègues. L’avis de l’équipe : « C’est fini les messages à n’en plus finir pour trouver l’horaire qui convienne à tous, avec Doodle c’est la performance avant tout. »

LUDUS : Pour créer des slides impressionnantes avec son équipe ! Ludus permet de créer une présentation collaborative avec son équipe grâce au pouvoir d’Internet. L’avis de l’équipe : « Je crée mes slides facilement avec ma collègue et le résultat est époustouflant, nos clients adorent ! »

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