Comment réserver un hôtel en séminaire d’entreprise ?

Le nombre de participants à votre séminaire sera très important pour le choix de votre lieu de réception. Mais aussi dans l’organisation de votre séminaire d’entreprise. Alors, comment réserver le meilleur hôtel pour votre séminaire d’entreprise ?

Vous cherchez plutôt une adresse incontournable ou confidentielle ? Avec une ambiance intimiste ou plutôt conviviale ? Tous vos critères devront être pris en compte pour vous assurer une réussite !

Des presta proposées aux matériels pro en passant par des activités au prix juste. L’attention accordée à ces détails fera toute la différence. (Le diable se cache dans les détails 😈 ). Ainsi, l’hôtel qui sera choisi sera un des lieux centraux de votre événement. Il doit  entre autre participer et favoriser les échanges et la cohésion d’équipe durant le séminaire. Réserver l’hôtel parfait pour votre séminaire d’entreprise est donc un réel challenge. (Pas de pression 😌 ). Mais des applications d’organisation d’événements pro existent afin de vous aider dans cette tâche embêtante.

Réserver et négocier le prix de l’hôtel

Réserver l’hôtel parfait s’avère être une tâche qui nécessite patience et recherche… Et beaucoup de temps ! Et ce, quel que soit le nombre de participants… Car organiser un événement d’entreprise est un réel travail d’orfèvre. Tout d’abord, la première chose à faire est de recenser vos besoins en termes de chambres, de salles de réunions et matériel. En effet, l’idée est avant tout de partir du programme et de vos idées de team building et d’activités. Une fois cette liste établie, vous pourrez recenser les éléments requis au bon déroulement du séjour. Salles de conférence, espaces plus intimistes pour des ateliers, espaces détente, etc… Ou matériel : (quels seront vos besoins en terme de projo, micro, sortie son et image, enceinte, wifi, etc… ?)

Une fois vos besoins connus, vous pourrez commencer la négo avec les hôtels que vous aurez contacté. De votre côté, voyez si la technologie utilisée dans l’hôtel est compatible avec celle de vous utilisez au sein de votre société. Selon vos besoin, assurez-vous que le vidéo-pro, et l’accès WIFI soient gratuits pour tous afin de faciliter les échanges. Notez que les tarifs d’hôtels pour séminaires d’entreprises fonctionnent souvent en forfait. De type journée, résidentiel (chambre, petit-déjeuner + déjeuner + diner). Ou semi-résidentiel (chambre + petit-déjeuner + 1 repas + 2 pauses). Bien connaitre les besoins, le nombre de personnes en fonction du planning d’activité du séminaire  vous permettra donc de négocier le prix total.

Restauration rapide ? Buffet ? Diner assis ? Beaucoup de choix s’offrent à vous ! N’hésitez plus, sondez sans plus attendre vos salariés afin d’être au plus proche de leurs attentes. Vous ferez sans doute des économies et vos salariés se sentiront engagés dans la préparation de votre séminaire d’entreprise.

« Se réunir est un début, rester ensemble est un progrès, travailler ensemble est la réussite ». Hery Ford

La répartition des chambres dans l’hôtel

Lors de votre séminaire d’entreprise, il faudra créer des moments de détente qui riment aussi avec performance. Grâce aux activités de team building auxquelles vos salariés vont participer. Ils pourront ensemble nouer des liens plus facilement. Le cadre hors société est propice à l’échange et au partage d’idées. Selon les affinités existantes ou en devenir de vos employés. Le meilleur moyen de faire de votre séminaire d’entreprise une réussite est de leur laisser de l’autonomie. La gestion des chambres de l’hôtel peut vite devenir un cauchemar. Il est interessant de faire selon les affinités de chacun. Et ce pour qu’ils partagent les chambres. En effet, cela vous coutera beaucoup moins cher ! Et la création de liens sera au max ! 😊

Alors, laisser la possibilité à vos salariés de choisir leur chambre d’hôtel ce qui facilitera le processus. Des sondages et formulaires sont disponibles sur notre application ou plateforme web. Ils vous seront d’une aide précieuse ! Vous pourrez aussi opter pour un voyage via le comité d’entreprise, plus propice aux expériences hors du commun. Il peut aussi s’agir de lieux ou logements insolites, voire de chambres de type dortoir.

Pour conclure, le choix du lieu de réception sera déterminant dans la réussite. Recenser vos besoins est la première étape pour faire le choix entre toutes les options des hôtels. Avoir une idée précise de votre événement pro sera nécessaire. Il vous permettra d’ajuster et moduler votre planning en fonction des besoins de chacun et des possibilités de l’hôtel. La négo sera productive si vous savez ou vous voulez allez. Au final, rigueur, autonomie et adaptation sont les maîtres mots pour gérer d’une main de maître votre séminaire d’entreprise.

Astuces :

Pour créer toujours plus de lien même l’événement fini, n’oubliez pas de partagez toutes les photos prisent par vos salariés ! (De nombreux fous rires seront à la clé 😂 ).

PS : n’oubliez pas non plus de récolter le feddback de vos salariés pour vous améliorer les fois prochaines !

« La plus grande gloire n’est pas de ne jamais tomber, mais de se relever à chaque chute ». Confucius. N’en profitez pas pour mettre en difficulté vos salariés.