Organiser un événement d’entreprise : la check-list ?

 

Si tous les événements d’entreprise ne sont pas identiques, l’organisation d’un séminaire d’entreprise, d’un team-building ou d’un comité d’entreprise comprend une liste d’étapes communes à remplir pour organiser votre événement d’entreprise. Pour vous y retrouver, nous vous avons élaboré une check-list des grandes étapes de l’organisation.
Durant celles-ci, nous vous conseillons d’utiliser une app d’organisation d’événements professionnels pour alléger la logistique et vous faire gagner du temps.

Quelles sont les grandes étapes pour organiser un événement d’entreprise ? Comment simplifier la logistique ?

 

Quelles sont les grandes étapes pour organiser un événement d’entreprise ?

 

Fixez les objectifs de votre événement

 

Définir les objectifs de votre événement vous permettra de savoir sur quel type d’événement partir :

Si vous cherchez à créer des liens entre vos collaborateurs, à faire du brainstorming ou des ateliers de coaching, alors organisez un événement d’entreprise de type « team building » : voici nos meilleures idées team-building

S’il s’agit de faire un rendez-vous entre vos commerciaux pour comparer les chiffres de ventes, les informer sur les nouvelles stratégies du groupe ou les nouvelles offres, un séminaire de travail semble mieux approprié. Voici comment créer un séminaire d’entreprise original.

Enfin vous pouvez organiser un voyage via le comité d’entreprise pour vos salariés pour ajouter une dimension de dépaysement et d’originalité qui peut aussi faire office de récompense pour vos collaborateurs.

Evidemment, ces différents objectifs peuvent être mêlés entre eux, et vous pouvez organiser un séminaire d’entreprise, par exemple, en ajoutant des moments consacrés au team-building. L’important est de bien identifier les objectifs de votre événement d’entreprise et les activités et contenus correspondants.

 

Définissez le budget de l’événement

 

Après avoir déterminé le type d’événement à organiser, identifiez les différents postes de dépense :

  • Nombre de personnes
  • Moyen de transport ou nombre de titres de transport
  • Le lieu
  • Les intervenants
  • Les activités
  • Traiteurs
  • Hébergement

Nous vous conseillons de prévoir une marge pour les dépenses imprévues ! Prévoyez en moyenne 15 % du budget global pour l’organisation de votre événement d’entreprise afin d’être tranquille.

Choisissez les dates, le lieu et la durée de l’événement

 

Pour choisir la date, en plus de la disponibilité des différents lieux, faites attention de ne pas tomber pendant les vacances scolaires ou pendant une période chargée de votre activité, voire même pendant une période de votes électoraux. Par ailleurs, vous pouvez laisser l’opportunité à vos salariés de rallonger leur séjour sur place de quelques jours pour rendre visite à des clients locaux ou à leurs familles. Regardez comment réserver l’hôtel en séminaire d’entreprise pour négocier au mieux les prix et repartir les chambres entre les collaborateurs.

 

Communiquez les différents éléments à vos employés

 

Vous devez communiquer certains éléments sur l’organisation de votre événement d’entreprise à vos employés pour éventuellement les faire participer au choix du lieu, de la région ou du pays, ou pour recueillez certaines informations comme leur date d’arrivée si vous n’arrivez pas tous en même temps ou leurs allergies ou préférences alimentaires.

Pensez aussi à faire un planning d’activité détaillé de votre séminaire avec les horaires pour ne pas perdre vos employés et éviter les différents retards.

A la fin de l’événement, vous pourrez aussi récupérer les avis pour améliorer la logistique des prochains événements.

 

Comment simplifier l’organisation de votre événement d’entreprise ?

 

Pour alléger la logistique de votre événement, le moyen le plus efficace sera l’utilisation d’une appli d’organisation d’événements professionnels Pourquoi ? Parce qu’elle vous permettra de :

  • communiquer toutes les informations pratiques à vos salariés
  • faire participer vos salariés grâce à une messagerie ou via des sondages pour définir le lieu de l’événement, les activités…
  • savoir qui participe
  • créer un tableau avec les arrivées et départs de chacun
  • récupérer les allergies alimentaires que vous pourrez partager avec le traiteur
  • poser n’importe quelle question, faire un questionnaire de satisfaction et relancer les personnes n’ayant pas répondu
  • faire le planning d’activités détaillé
  • dispatcher les chambres et les transports entre les employés
  • partager les photos de l’événement

En ayant toutes les informations à portée de main, vos collaborateurs seront plus autonomes et commenceront à créer des liens dès les préparatifs.

Vous l’avez compris, l’organisation d’un événement d’entreprise nécessite un peu de préparation et beaucoup de temps pour en faire un événement réussi.
C’est aussi un bon moyen de créer des liens entre vos différents collaborateurs avant, pendant et après l’événement.