Comment réserver un hôtel en séminaire d’entreprise ?

 

Le nombre de participants à votre séminaire ou événement professionnel sera déterminant dans le choix de votre lieu de réception mais aussi dans l’organisation de votre séminaire d’entreprise. Adresse incontournable ou confidentielle ? Atmosphère intimiste ou conviviale ? Tous vos critères devront être pris en compte pour faire de votre séminaire d’entreprise, une réussite !

Des prestations proposées aux équipements professionnels, des activités au prix, l’attention accordée à ces détails fera la différence. L’hôtel qui sera sélectionné un des lieux centraux de votre événement, qui peut participer au renforcement des échanges et de la cohésion d’équipe durant le séminaire. Réserver l’hôtel parfait pour votre séminaire d’entreprise est donc un réel challenge. Des apps d’organisation d’événements professionnels existent afin de vous aider dans cette tâche fastidieuse.

 

Négocier le prix de l’hôtel de votre séminaire d’entreprise

 

Quel que soit le nombre de participants, réserver l’hôtel qui correspond à votre séminaire d’entreprise s’avère être une tâche qui nécessite patience et recherche. Organiser un événement d’entreprise  est un réel travail d’orfèvre. La première chose à faire est de recenser vos besoins en termes de chambres, de salles de réunions et d’équipements technologiques. L’idée est de partir du programme de votre événement et de vos idées de team-building et d’activités. Une fois cette liste établie, vous pourrez recenser les éléments indispensables au bon déroulement du séjour : salles de conférence, espaces plus intimistes pour des ateliers, espaces détente, etc…

Une fois vos besoins connus, vous pourrez commencer la négociation avec les hôtels potentiels. De votre côté, voyez si la technologie utilisée dans l’hôtel est compatible avec celle de votre entreprise, assurez-vous que le paper-board, le vidéo-projecteur, et l’accès WIFI soient gratuits pour tous afin de faciliter les échanges. Les tarifs d’hôtels pour séminaires d’entreprises fonctionnent généralement en forfait de type journée, résidentiel (chambre, petit-déjeuner + déjeuner + diner) ou semi-résidentiel (chambre + petit-déjeuner + 1 repas + 2 pauses). Connaitre parfaitement les besoins de vos collaborateurs, le nombre de participants en fonction du planning d’activité du séminaire peut vous permettre de négocier plus aisément le prix de celui-ci.

Restauration rapide ? Buffet ? Diner assis ? Nombreuses sont les possibilités ! Sondez vos participants afin de répondre au plus proche de leurs attentes. Vous ferez certainement des économies et vos collaborateurs se sentiront engagés dans la préparation de votre séminaire d’entreprise.

Répartir les chambres d’hôtel lors du séminaire d’entreprise

 

Lors de votre séminaire d’entreprise, un de vos buts premiers sera de créer une atmosphère de détente qui favorisera la performance. Grâce aux activités de team-building d’entreprise auxquelles vos collaborateurs vont participer, ils pourront ensemble nouer des liens. Le dépaysement et le cadre hors entreprise sont propices à l’échange et au partage d’idées. Selon les affinités existantes ou en devenir de vos collaborateurs, le meilleur moyen de faire de votre séminaire d’entreprise une réussite est de leur laisser de l’autonomie. La gestion des chambres de l’hôtel peut vite devenir un cauchemar, selon les affinités de chacun et en fonction de leur emploi du temps au cours de l’événement.

Laisser la possibilité à vos collaborateurs de choisir leur chambre d’hôtel peut faciliter le processus. Des sondages et formulaires disponibles sur des apps d’organisation d’événements professionnels sont des aides précieuses dans la gestion de ce type de problématique. Vous pouvez aussi opter pour des options plus originales, notamment dans le cadre d’un voyage via le comité d’entreprise, plus propice aux expériences hors du commun. Il peut s’agir de logements insolites, voire de chambres de type dortoir.

Le choix du lieu de réception de votre séminaire d’entreprise sera déterminant dans la réussite de celui-ci. Recenser parfaitement vos besoins est la première étape pour faire le choix entre différentes options d’hébergement. Avoir une idée précise du déroulement de votre événement professionnel vous permettra d’ajuster et moduler votre planning en fonction des besoins de chacun et des possibilités de l’hôtel. La négociation avec vos prestataires sera productive si vous savez ou vous voulez allez. Finalement, rigueur, autonomie et adaptation sont les maîtres mots pour gérer d’une main de maître votre séminaire d’entreprise.