Faut-il gérer votre liste d’invités de mariage avec Excel ?

 

La liste des invités de votre mariage est au cœur de l’organisation de votre mariage. À vrai dire, avoir une idée assez précise du nombre de convives est capital ! En effet, cela permet de définir les futures prestations que vous allez choisir en fonction de votre budget… Et de surcroit de savoir vos besoins concernant la taille de la salle ou de la tente.

À cet égard, il est essentiel de se poser très vite la question du nombre d’hôtes. Vous voulez recevoir 30 personnes, 300 (ou 3000) ? En moyenne un mariage en France comprend 70 convives. Par conséquent, une liste d’invités peut comporter plus de 100 convives facilement !

Pour faire votre liste d’invités, la dernière tendance est d’utiliser une application d’invitation de mariage. En fait, c’est beaucoup plus pratique que le tableur Excel. Car elle se met à jour toute seule au fil des réponses de vos hôtes. Et ceci, tout en vous permettant aussi de faire des tableaux ou des modifications à votre guise. Au fur et à mesure des réponses, vous serez sans doute amenés à convier des personnes en plus.

 

Quelles sont les informations à avoir dans ma liste d’invités ?

 

Qui va s’occuper de votre liste d’invités ? Votre wedding planner, vous ou une amie ? En tout cas, plus celle-ci sera complète et plus ce sera simple pour vous de vous organiser.

Dès que la date est bloquée et que vous avez votre salle de réception, il est conseillé d’envoyer un SAVE THE DATE ! Ça vous permettra de booker vos convives le plus rapidement possible. Pour être sûr de les avoir auprès de vous le jour J ! Mais aussi de commencer à collecter leurs adresses postales pour l’envoi des faire-part.

Est-ce qu’ils seront conviés à l’ensemble des festivités ? Ou bien certains d’entre eux ne sont-ils conviés qu’au vin d’honneur ? Sinon, il faut faire des groupes d’invités.

Vos convives voudront sûrement venir accompagnés si votre budget le permet. Il faut de ce fait recenser le nombre de +1 qui les accompagneront.

De la même manière, est-ce qu’ils pourront venir avec leurs enfants ? (Eh oui, bonne question !) Alors, vous avez choisi ? La famille oui mais peut-être pas les amis ? Ou au contraire, les petits pourront s’amuser avec vos enfants ? Il est important de connaître le nombre d’enfants que vous allez recevoir ainsi que leur âge. L’âge déterminera d’une part l’expérience de la baby-sitter. D’autre part, le menu enfant du traiteur ou même de faire des installations propices. La présence d’enfants en bas âge peut aussi impliquer une sécurité supplémentaire autour de vos installations. À voir le cas échéant lors de la location de votre salle.

 

Vous pensez que votre liste d’invités est complète ?

 

Avez-vous pensé à demander à l’ensemble des participants leurs régimes ou allergies alimentaire pour éviter le gaspillage ? Ou la date à laquelle ils arrivent et repartent si votre réception s’étend sur un week-end ? Enfin, même s’ils ont confirmé leur présence, à quoi participent-ils : mairie, vin d’honneur, dîner, brunch du lendemain ?

À qui envoyer les tableaux Excel de votre liste d’invités de mariage ?

 

Une liste d’invités de mariage complète vous permettra d’envoyer un tableau à votre traiteur. (Comment bien choisir son traiteur.) Renseignez y le nombre de personnes par repas, le nombre d’enfants, et les allergies alimentaire de chacune des personnes +1 compris. Vous pourrez aussi envoyer un tableau avec : prénoms, âges et recommandations des parents directement aux baby-sitters.

 

Une liste d’invités de mariage mieux que Excel

 

Vous pouvez rendre vos hôtes plus autonomes en mettant à leur disposition certaines de ces informations. Par exemple, la date d’arrivée de chacune des personnes leur permettra de s’organiser dans les chambres et hôtels à proximités. De louer des voitures ensemble ou de faire du co-voiturage.

Ils pourront également créer des conversations en douce afin de discuter de votre cadeau. Cela permet d’établir un premier contact alors qu’ils ne se connaissent pas tous. Ce qui les rendra acteurs de votre mariage !

 

Les invités, acteurs clés de votre mariage ?

 

Les événements les plus réussis ne sont pas les plus exceptionnels. Mais ceux où chaque invité se sent considéré comme un être à part.
En les mettant au cœur de l’événement, chacun pourra trouver sa place et profiter de ce moment unique.

 

Vous l’avez compris, une liste d’invités de mariage complète est essentielle pour faciliter les autres étapes de l’organisation. Pour vos prestataires et pour connecter vos convives ensemble… Elle leur permettra aussi de faire connaissance avant les noces et de se sentir à leur place.

Bien plus complet qu’un site internet. Essayez de suite notre application pour gérer votre mariage ainsi que vos invités !