Bien gérer l’organisation d’un séminaire d’entreprise ?

 

Que vous soyez dirigeant d’entreprise, assistant de direction, RH ou DRH, ou même prestataire d’organisation, organiser un séminaire d’entreprise répond à plusieurs objectifs.

Team-building, respiration et récompense dans l’année de travail, le séminaire d’entreprise est l’occasion de proposer des activités ludiques et originales aux collaborateurs. C’est aussi un temps de travail, de formation ou de coaching pour les salariés. Enfin, c’est souvent l’occasion de présenter un bilan annuel de l’activité et les grands objectifs à venir.

L’organisation d’un séminaire d’entreprise soulève de nombreuses questions : quelles activités mettre en place ? Comment bien gérer les différents ateliers, groupes, programmes des participants ? Concrètement, comment gérer la réservation du ou des lieux, des hébergements, des repas, les liens avec les prestataires ?
Sur le plan pratique, des apps d’organisation d’événements professionnels peuvent vous aider à gérer la logistique. Pour le reste, on vous explique tout !

 

Qu’est-ce qu’une organisation de séminaire d’entreprise réussie ?

 

Une bonne organisation de séminaire d’entreprise est celle qui permet à l’événement de répondre à tous ces objectifs. La première étape est donc de décider, avec toutes les parties prenantes (direction, top management, RH…) quels sont ces objectifs. Dans le cas d’un voyage organisé par le comité d’entreprise, les objectifs ne seront sans doute pas les mêmes que pour un séminaire de travail en région parisienne.

Surtout, un séminaire d’entreprise réussi est celui qui se déroule sans lourdeurs logistiques. Si les participants mettent trop de temps ou d’énergie pour confirmer leur présence, gérer leur hébergement et leur transport, etc, le coeur du séminaire risque de disparaître sous ces sources d’agacement.

Enfin, la clé est d’impliquer les collaborateurs tout au long de l’événement. Cela peut notamment inclure une participation à l’organisation même de l’événement. Ainsi, les services d’app d’organisation proposent de générer des sondages pour les participants, ce qui peut par exemple permettre de les impliquer dans la construction du programme des activités en séminaire d’entreprise.

Des activités à la carte, comprenant plusieurs ateliers qui peuvent avoir lieu en même temps et en petits groupes, permet aux participants de choisir leur programme et donc d’en devenir acteurs. Ce choix est souvent retenu lorsque le séminaire propose des séances de coaching ou de formation sur des points précis.

Séminaire de travail ou team-building ?

 

Le contenu du séminaire d’entreprise dépend, on l’a dit, des objectifs du séjour. Le plus souvent, l’événement est mixte et présente des moments dédiés à la vie purement professionnelle (coaching, formations, présentation des objectifs…) mais également des phases orientés vers le team-building de l’entreprise.

Cette dimension du séminaire est parfois négligée par les organisateurs, or elle est centrale ! Non seulement elle permet d’alléger le programme du séminaire en évitant la surcharge de conférences, ateliers, présentations, prises de paroles… mais le team-building est également un moyen précieux de renforcer l’engagement des collaborateurs tout en leur offrant une récompense bien méritée !

Un team-building réussi est avant-tout un séminaire d’entreprise original, loin des jeux “ice-breaker” vus et revus… Pour aller plus loin, précisons que le team-building est également un outil précieux pour faire travailler les collaborateurs sur leur relation au groupe, à la coopération ou à la compétition. Cela permet aussi aux managers de se rendre compte non seulement de l’attitude de chacun et donc des compétences et points faibles des salariés, mais également des affinités ou conflits qui peuvent ressortir ou au contraire être résolus dans ces situations atypiques.

Consultez nos meilleures idées team-building pour organiser les activités les plus efficaces !

 

Quels sont les points concrets d’organisation de séminaire d’entreprise auxquels penser ?

 

Sur un plan très concret, l’organisation du séminaire d’entreprise peut s’avérer être un casse-tête. C’est notamment le cas si les salariés participants sont répartis dans différentes villes voire dans différents pays, par exemple si l’événement rassemble les équipes commerciales autonomes d’une entreprise.

La question de l’hébergement peut par exemple poser problème. Chacun peut organiser son séjour de façon différente, soit pour rencontrer un client dans la région avant ou après le séminaire, soit pour en profiter pour rendre visite à des proches… Dans ce cas, réserver l’hôtel du séminaire pour chacun peut être complexe ! D’où l’intérêt des apps d’organisation d’événements professionnels qui permettent de recueillir directement les informations de chaque participant.

 

Outre ce point particulier, la constitution du planning des activités, la réservation des lieux de séminaire, les relations avec les différents prestataires (restauration, activités, coachings, etc) doivent être gérés à l’avance. Pour vous aider, vous pouvez consulter notre check-list conçue pour vous permettre de bien organiser vos événements d’entreprise.